Explorer

Report

 ООО «ИнТехПроект»                                                                                                                A6.2 Осуществить поиск и выбор поставщика Регламент процесса Версия: 1.0.1 Статус: В работе УТВЕРЖДАЮ __________________________________                                   (Должность) ______________   ___________________         (Подпись)                                 (Ф.И.О.) «____»  ____________________ 20___г. Перечень изменений № Версия Статус Дата изменения статуса Изменения 1. 1.0.1 В работе 17.10.2020 Содержание 1.    Общие положения. 5 1.1.     Содержание деятельности. 5 1.2.     Цели процесса. 5 1.3.     Владелец процесса. 5 1.4.     Исполнители процесса. 5 1.5.     Начало выполнения процесса. 5 1.6.     Результат процесса. 5 1.7.     Входы процесса. 5 1.8.     Выходы процесса. 5 1.9.     Документация процесса. 6 1.10.   Программное обеспечение, поддерживающее выполнение процесса. 6 2.    Диаграмма процесса. 7 3.    Описание функций процесса. 8 4.    Управление отклонениями. 12 5.    Показатели. 13 Приложение А.     Состав ролей, участвующих в выполнении процесса. 14   Термины и сокращения {Граница} – внешний поставщик или потребитель стрелки. Находится за рамками моделируемой системы. Название не детализируется в случаях однозначного понимания читателями диаграммы или в случаях неоднозначности. {Туннель} – поставщик или потребитель стрелки. Название не детализируется в случаях однозначного понимания читателями диаграммы. Владелец процесса – должностное лицо, несущее ответственность за получение результата процесса и обладающее полномочиями для распоряжения ресурсами, необходимыми для его выполнения. Входы процесса – ресурсы (материальные, информационные), необходимые для выполнения и получения результата процесса, которые потребляются или преобразовываются при его выполнении. Выходы процесса – объекты (материальные или информационные), являющиеся результатом  выполнения процесса, потребляемые другими процессами или внешними по отношению к организации клиентами. Исполнители процесса – ресурсы (технологические, трудовые), используемые для выполнения процесса. Организационная структура управления – совокупность специализированных функциональных подразделений, взаимосвязанных в процессе обоснования, выработки, принятия и реализации управленческих решений (далее Организационная структура). Процесс (бизнес-процесс) – последовательность операций, имеющая четко определенные начало и конец во времени, направленная на получение заданного результата. Подпроцесс – процесс, являющийся составной частью вышестоящего процесса. 1. Общие положения Настоящий документ является регламентом выполнения процесса «A6.2 Осуществить поиск и выбор поставщика», входящего в процесс «A6 Закупки и снабжение», и разработан в целях: - Формирования единых правил  и требований к процессу. - Установления ответственности за результат процесса. - Унификации и стандартизации документооборота. 1.1. Содержание деятельности Содержанием деятельности по процессу «A6.2 Осуществить поиск и выбор поставщика» является Поиск и выбор поставщика, наиболее полно удовлетворяющего требованиям ООО "ИнТехПроект".. 1.2. Цели процесса Выполнение процесса «A6.2 Осуществить поиск и выбор поставщика» направлено на достижение следующих целей компании: - Своевременная доставка ТМЦ и инструмента 1.3. Владелец процесса Владельцем процесса является: - Начальник отдела снабжения (Отдел снабжения)  1.4. Исполнители процесса Оргединицы, выполняющие процесс: - Отдел снабжения    1.5. Начало выполнения процесса Началом выполнения процесса являются следующие события: Получено задание на выполнение работ 1.6. Результат процесса Выбранный поставщик. 1.7. Входы процесса № Вход Объекты Поступает от Исполнитель Единица деятельности /Внешняя среда 1. Информация о надежности поставщиков Отдел снабжения A6.4 Закупить ТМЦ и инструмент 1.8. Выходы процесса № Выход Объекты Передается Получатель Единица деятельности /Внешняя среда 1. Выбранный поставщик Менеджер по снабжению A6.3 Заключить договор на поставку 1.9. Документация процесса Выполнение процесса «A6.2 Осуществить поиск и выбор поставщика» регулируется следующей плановой или нормативно-методической документацией: - План закупок 1.10. Программное обеспечение, поддерживающее выполнение процесса № Функция Наименование программного обеспечения Тип программного обеспечения 1. A6.2.7 Внести информацию о найденном поставщике в базу данных 0103. Ведение общих справочников Модуль ИС 2. Диаграмма процесса Искать информацию о поставщиках Искать информацию о поставщиках Запросить информацию о ценах Запросить информацию о ценах Предоставить информацию о ценах Предоставить информацию о ценах Провести тендер Провести тендер Выбрать поставщика по результатам тендера Выбрать поставщика по результатам тендера Оповестить поставщиков о результатах тендера Оповестить поставщиков о результатах тендера Внести информацию о найденном поставщике в базу данных Внести информацию о найденном поставщике в базу данных Получено задание на выполнение работ Получено задание на выполнение работ Информация найдена Информация найдена Поставщики получили запрос о ценах Поставщики получили запрос о ценах Поставщики предоставили информацию о ценах Поставщики предоставили информацию о ценах Тендер проведен Тендер проведен Выбран поставщик-победитель тендера Выбран поставщик-победитель тендера Поставщики оповещены о результатах тендера Поставщики оповещены о результатах тендера Поставщик найден Поставщик найден A6.3 Заключить договор на поставку A6.3 Заключить договор на поставку Менеджер по снабжению Менеджер по снабжению выполняет выполняет Информация о рынке поставщиков Информация о рынке поставщиков База надежных поставщиков База надежных поставщиков Интернет-база поставщиков Интернет-база поставщиков Компьютер Компьютер Менеджер по снабжению Менеджер по снабжению выполняет выполняет Запрос на предоставление информации о ценах Запрос на предоставление информации о ценах Переданный поставщику Переданный поставщику Предложение поставщика о расценках Предложение поставщика о расценках Поставщик Поставщик выполняет выполняет Менеджер по снабжению Менеджер по снабжению способствует при выполнении способствует при выполнении Комиссия по закупкам Комиссия по закупкам выполняет выполняет Информация о результатах тендера Информация о результатах тендера Комиссия по закупкам Комиссия по закупкам выполняет выполняет Менеджер по снабжению Менеджер по снабжению способствует при выполнении способствует при выполнении Директор Директор утверждает результат утверждает результат Менеджер по снабжению Менеджер по снабжению выполняет выполняет 0103. Ведение общих справочников 0103. Ведение общих справочников Письмо с результатами тендера Письмо с результатами тендера Менеджер по снабжению Менеджер по снабжению выполняет выполняет База надежных поставщиков База надежных поставщиков TITLE: TITLE: NODE: NODE: NO.: NO.: 1.0 A6.2 Осуществить поиск и выбор поставщика 3. Описание функций процесса A6.2.1 Искать информацию о поставщиках Исполнители функции Оргединицы, выполняющие функцию: - Менеджер по снабжению (Отдел снабжения)  Начало выполнения                Получено задание на выполнение работ Требования к срокам Не более пяти рабочих дней. Исполнители получают № Объекты От 1. База надежных поставщиков 2. Интернет-база поставщиков Инструкция по выполнению функции Используя интернет-базу поставщиков и базу надежных поставщиков компании, ответственный сотрудник осуществляет поиск поставщиков, которые могут предоставить необходимые инструменты и ТМЦ. Исполнители передают № Объекты Кому 1. Информация о рынке поставщиков Менеджер по снабжению Результаты выполнения      Информация найдена A6.2.2 Запросить информацию о ценах Исполнители функции Оргединицы, выполняющие функцию: - Менеджер по снабжению (Отдел снабжения)  Начало выполнения                Информация найдена Требования к срокам В течение одного рабочего дня. Исполнители получают № Объекты От 1. Информация о рынке поставщиков Менеджер по снабжению Инструкция по выполнению функции На основании выявленной информации о рынке поставщиков ответственный сотрудник формирует электронное письмо с просьбой предоставить информацию о расценках и высылает его по e-mail всем выбранным поставщикам. Исполнители передают № Объекты Кому 1. Запрос на предоставление информации о ценах Поставщик Результаты выполнения      Поставщики получили запрос о ценах A6.2.3 Предоставить информацию о ценах Исполнители функции Оргединицы, выполняющие функцию: - Поставщик  Начало выполнения                Поставщики получили запрос о ценах Требования к срокам В течение трех рабочих дней. Исполнители получают № Объекты От 1. Запрос на предоставление информации о ценах Менеджер по снабжению Инструкция по выполнению функции На основании полученного запроса о расценках представители компаний-поставщиков формируют коммерческие предложения и отправляют их по обратному адресу. Ответственный сотрудник компании "ИнТехПроект" согласует информацию о предоставленных ценах со своим руководителем и выбирает поставщиков с приемлемыми ценами. Исполнители передают № Объекты Кому 1. Предложение поставщика о расценках Комиссия по закупкам Результаты выполнения      Поставщики предоставили информацию о ценах A6.2.4 Провести тендер Исполнители функции Оргединицы, выполняющие функцию: - Комиссия по закупкам (Роль) Оргединицы, принимающие участие в выполнении функции Участниками функции являются: - способствует при выполнении: - Менеджер по снабжению (Отдел снабжения)    Начало выполнения                Поставщики предоставили информацию о ценах Требования к срокам В течение одного рабочего дня. Исполнители получают № Объекты От 1. Предложение поставщика о расценках Поставщик Инструкция по выполнению функции Ответственный сотрудник организует проведение тендера, во время которого комиссия выбирает поставщика на основании информации о цене и качестве образцов поставки. Результаты выполнения      Тендер проведен A6.2.5 Выбрать поставщика по результатам тендера Исполнители функции Оргединицы, выполняющие функцию: - Комиссия по закупкам (Роль) Оргединицы, принимающие участие в выполнении функции Участниками функции являются: - способствует при выполнении: - Менеджер по снабжению (Отдел снабжения)    - утверждает результат: - Директор     Начало выполнения                Тендер проведен Требования к срокам В течение одного рабочего дня. Инструкция по выполнению функции На основании информации, проанализированной во время проведения тендера, комиссия по закупкам выбирает поставщика. Директор утверждает принятое решение посредством подписания документа о проведении тендера, подготовленного ответственным сотрудником компании. Исполнители передают № Объекты Кому 1. Информация о результатах тендера Менеджер по снабжению Результаты выполнения      Выбран поставщик-победитель тендера A6.2.6 Оповестить поставщиков о результатах тендера Исполнители функции Оргединицы, выполняющие функцию: - Менеджер по снабжению (Отдел снабжения)  Начало выполнения                Выбран поставщик-победитель тендера Требования к срокам В течение одного рабочего дня после проведения тендера. Исполнители получают № Объекты От 1. Информация о результатах тендера Комиссия по закупкам Инструкция по выполнению функции На основании результатов тендера ответственный сотрудник компании формирует письмо, в котором благодарит поставщика за принятие участия в тендере и сообщает о результатах тендера. Письмо отправляется по e-mail. Исполнители передают № Объекты Кому 1. Письмо с результатами тендера Результаты выполнения      Поставщики оповещены о результатах тендера A6.2.7 Внести информацию о найденном поставщике в базу данных Исполнители функции Оргединицы, выполняющие функцию: - Менеджер по снабжению (Отдел снабжения)  Начало выполнения                Поставщики оповещены о результатах тендера Требования к срокам В течение одного рабочего дня после выбора поставщика по результатам тендера. Исполнители получают № Объекты От 1. Информация о результатах тендера Комиссия по закупкам Инструкция по выполнению функции После оповещения поставщика о результатах тендера ответственный сотрудник вносит информацию о найденном поставщике в базу данных надежных поставщиков, которая ведется в единой информационной системе компании. Исполнители передают № Объекты Кому 1. База надежных поставщиков Результаты выполнения      Поставщик найден 4. Управление отклонениями В данном разделе приведены типовые отклонения от нормального хода выполнения процесса, а также действия, которые необходимо осуществить в случае возникновения отклонений. Ни один поставщик не предоставил информацию о ценах Управляющий отклонением: Менеджер по снабжению Действия при отклонении: Увеличить срок предоставления информации о ценах дорабочих дней. Уведомить поставщиков. Поставщик предоставил недостоверную информацию Управляющий отклонением: Менеджер по снабжению Действия при отклонении: Внести в базу данных поставщиков информацию о нарушении поставщика. 5. Показатели Для оценки результатов выполниния процесса используются следующие показатели: № Показатель Единица измерения 1. Процент закупок ТМЦ с нарушением сроков поставки Проценты 2. Процент закупок инструмента с нарушением сроков поставки Проценты 3. Количество новых поставщиков Штуки Приложение А. Состав ролей, участвующих в выполнении процесса № Роль Оргединица Подразделение Объект деятельности 1. Комиссия по закупкам Ведущий инженер ИнТехПроект Заместитель директора по производству ИнТехПроект Начальник отдела снабжения Отдел снабжения