Описание процесса BFC/CFFCРегламент процесса BFC ООО «ИнТехПроект» A6.4 Закупить ТМЦ и инструмент Регламент процесса Версия: 1.0.1 Статус: В работе УТВЕРЖДАЮ __________________________________ (Должность) ______________   ___________________          (Подпись)                                (Ф.И.О.) «____»  ____________________ 20___г. Перечень изменений № Версия Статус Дата изменения статуса Изменения 1. 1.0.1 В работе 17.10.2020 Содержание 1.    Общие положения. 5 1.1.     Содержание деятельности. 5 1.2.     Цели процесса. 5 1.3.     Владелец процесса. 5 1.4.     Исполнители процесса. 5 1.5.     Начало выполнения процесса. 5 1.6.     Результат процесса. 5 1.7.     Входы процесса. 5 1.8.     Выходы процесса. 6 1.9.     Документация процесса. 6 2.    Диаграмма процесса. 7 3.    Описание действий процесса. 8 4.    Управление отклонениями. 13 5.    Показатели. 14 Приложение А.     Состав наборов объектов. 15   Термины и сокращения {Граница} – внешний поставщик или потребитель стрелки. Находится за рамками моделируемой системы. Название не детализируется в случаях однозначного понимания читателями диаграммы или в случаях неоднозначности. {Туннель} – поставщик или потребитель стрелки. Название не детализируется в случаях однозначного понимания читателями диаграммы. Владелец процесса – должностное лицо, несущее ответственность за получение результата процесса и обладающее полномочиями для распоряжения ресурсами, необходимыми для его выполнения. Входы процесса – ресурсы (материальные, информационные), необходимые для выполнения и получения результата процесса, которые потребляются или преобразовываются при его выполнении. Выходы процесса – объекты (материальные или информационные), являющиеся результатом  выполнения процесса, потребляемые другими процессами или внешними по отношению к организации клиентами. Исполнители процесса – ресурсы (технологические, трудовые), используемые для выполнения процесса. Организационная структура управления – совокупность специализированных функциональных подразделений, взаимосвязанных в процессе обоснования, выработки, принятия и реализации управленческих решений (далее Организационная структура). Процесс (бизнес-процесс) – последовательность операций, имеющая четко определенные начало и конец во времени, направленная на получение заданного результата. Подпроцесс – процесс, являющийся составной частью вышестоящего процесса. 1. Общие положения Настоящий документ является регламентом выполнения процесса «A6.4 Закупить ТМЦ и инструмент», входящей в процесс «A6 Закупки и снабжение», и разработан в целях: - Формирования единых правил  и требований к выполнению процесса. - Установления ответственности за результат процесса. - Унификации и стандартизации документооборота. 1.1. Содержание деятельности Закупка ТМЦ и инструментов надлежащего качества в необходимом количестве в заданные сроки. 1.2. Цели процесса Выполнение процесса «A6.4 Закупить ТМЦ и инструмент» направлено на достижение следующих целей компании: - Своевременная доставка ТМЦ и инструмента - Закупка качественных ТМЦ и инструмента 1.3. Владелец процесса Владельцем процесса является: - Начальник отдела снабжения (Отдел снабжения)  1.4. Исполнители процесса Оргединицы, выполняющие процесс: - Отдел снабжения  1.5. Начало выполнения процесса Наличие оформленного договора на поставку. 1.6. Результат процесса ТМЦ и инструменты надлежащего качества, поступившие на склад в необходимом количестве в заданные сроки. 1.7. Входы процесса № Вход Объекты Поступает от Исполнитель Единица деятельности /Внешняя среда 1. ТМЦ и инструмент от поставщиков Инструмент Сопроводительная документация на ТМЦ и инструмент ТМЦ Поставщик Поставщики 1.8. Выходы процесса № Выход Объекты Передается Получатель Единица деятельности /Внешняя среда 1. Годный инструмент к хранению Инструмент Инженерно-технический отдел A5.4 Хранить и выдавать инструмент 2. Информация о надежности поставщиков Отдел снабжения A6.2 Осуществить поиск и выбор поставщика 3. Обязательства перед поставщиками Товарная накладная поставщика Бухгалтерия A7.3 Рассчитать суммы платежей 4. Первичная отчетность – снабжение Приходный ордер Сопроводительная документация на ТМЦ и инструмент Бухгалтерия A7.6 Подготовить отчетность 5. ТМЦ на хранение ТМЦ Кладовщик A6.5 Хранить и выдавать ТМЦ 6. Требования по поверке и калибровке инструмента Паспорт инструмента Инженерно-технический отдел A5.3 Поверить и откалибровать инструмент 1.9. Документация процесса Выполнение процесса «A6.4 Закупить ТМЦ и инструмент» регулируется следующей плановой или нормативно-методической документацией: - Договор 2. Диаграмма процесса Требования по поверке и калибровке инструмента Требования по поверке и калибровке инструмента Первичная отчетность – снабжение Первичная отчетность – снабжение Договор на поставку Договор на поставку ТМЦ на хранение ТМЦ на хранение Счет на оплату Счет на оплату Счет Счет Сумма счета > 100 евро Сумма счета > 100 евро Счет не утвержден Счет не утвержден Счет утвержден Счет утвержден Информация об оплате счета Информация об оплате счета ТМЦ и инструмент от поставщиков ТМЦ и инструмент от поставщиков Инструмент и ТМЦ Инструмент и ТМЦ Инструмент и ТМЦ Инструмент и ТМЦ Сопроводительная документация на ТМЦ и инструмент Сопроводительная документация на ТМЦ и инструмент Сумма счета <= 100 евро Сумма счета <= 100 евро ТМЦ и инструмент от поставщиков ТМЦ и инструмент от поставщиков Обязательства перед поставщиками Обязательства перед поставщиками Годный инструмент к хранению Годный инструмент к хранению Договор заключен Договор заключен Инструмент и ТМЦ на складе Инструмент и ТМЦ на складе TITLE: TITLE: NODE: NODE: NO.: NO.: 1.0 A6.4 Закупить ТМЦ и инструмент Сформировать счет на оплату инструмента Сформировать счет на оплату инструмента Передать счет на оплату на утверждение Передать счет на оплату на утверждение Сумма счета > 100 евро? Сумма счета > 100 евро? Утвердить счет Утвердить счет Оплатить счет Оплатить счет Доставить инструмент и ТМЦ Доставить инструмент и ТМЦ Принять инструмент, ТМЦ и сопроводительную документацию Принять инструмент, ТМЦ и сопроводительную документацию Приходовать ТМЦ и инструмент Приходовать ТМЦ и инструмент A5 A5 Разгрузить ТМЦ и инструмент Разгрузить ТМЦ и инструмент 3. Описание действий процесса A6.4.1 Сформировать счет на оплату инструмента Исполнители действия Оргединицы, выполняющие действие: - Поставщик  Требования к срокам Не регламентируются. Исполнители получают № Объекты От 1. Договор Менеджер по снабжению 2. Счет Заместитель директора по производству Исполнители передают   № Объекты Кому 1. Счет Менеджер по снабжению   Следующие действия - A6.4.2 Передать счет на оплату на утверждение    A6.4.2 Передать счет на оплату на утверждение Исполнители действия Оргединицы, выполняющие действие: - Менеджер по снабжению (Отдел снабжения)  Требования к срокам В течение одного рабочего дня. Исполнители получают № Объекты От 1. Счет Поставщик Исполнители передают   № Объекты Кому 1. Счет Менеджер по снабжению   Следующие действия - A6.4.3 Сумма счета > 100 евро?    A6.4.3 Сумма счета > 100 евро? Исполнители действия Оргединицы, выполняющие действие: - Менеджер по снабжению (Отдел снабжения)  Требования к срокам В течение одного рабочего дня. Исполнители получают № Объекты От 1. Счет Менеджер по снабжению Исполнители передают № При условии Объекты Кому 1. Сумма счета <= 100 евро Счет Бухгалтер 2. Сумма счета > 100 евро Счет Заместитель директора по производству Следующие действия При условии «Сумма счета > 100 евро»: - A6.4.4 Утвердить счет При условии «Сумма счета <= 100 евро»: - A6.4.5 Оплатить счет     A6.4.4 Утвердить счет Исполнители действия Оргединицы, выполняющие действие: - Заместитель директора по производству  Требования к срокам В течение одного рабочего дня. Исполнители получают № Объекты От 1. Счет Менеджер по снабжению Исполнители передают № При условии Объекты Кому 1. Счет не утвержден Счет Поставщик 2. Счет утвержден Счет Бухгалтер Следующие действия При условии «Счет не утвержден»: - A6.4.1 Сформировать счет на оплату инструмента При условии «Счет утвержден»: - A6.4.5 Оплатить счет     A6.4.5 Оплатить счет Исполнители действия Оргединицы, выполняющие действие: - Бухгалтер (Бухгалтерия)  Требования к срокам В течение одного рабочего дня после утверждения. Исполнители получают № Объекты От 1. Счет Заместитель директора по производству 2. Счет Менеджер по снабжению Исполнители передают   № Объекты Кому 1. Письмо с информацией об оплате счета Поставщик   Следующие действия - A6.4.6 Доставить инструмент и ТМЦ    A6.4.6 Доставить инструмент и ТМЦ Исполнители действия Оргединицы, выполняющие действие: - Поставщик  Требования к срокам В зависимости от условий договора. Исполнители получают № Объекты От 1. Инструмент Поставщик 2. Письмо с информацией об оплате счета Бухгалтер 3. Сопроводительная документация на ТМЦ и инструмент Поставщик 4. ТМЦ Поставщик Исполнители передают   № Объекты Кому 1. Инструмент Кладовщик 2. Сопроводительная документация на ТМЦ и инструмент Кладовщик 3. ТМЦ Кладовщик   Следующие действия - A6.4.7 Принять инструмент, ТМЦ и сопроводительную документацию    A6.4.7 Принять инструмент, ТМЦ и сопроводительную документацию Исполнители действия Оргединицы, выполняющие действие: - Кладовщик (Отдел снабжения)  Требования к срокам В течение двух часов. Исполнители получают № Объекты От 1. Инструмент Поставщик 2. Сопроводительная документация на ТМЦ и инструмент Поставщик 3. ТМЦ Поставщик Исполнители передают   № Объекты Кому 1. Инструмент Кладовщик 2. Паспорт инструмента Инженерно-технический отдел 3. Сопроводительная документация на ТМЦ и инструмент Кладовщик 4. ТМЦ Кладовщик   Следующие действия - A6.4.8 Разгрузить ТМЦ и инструмент    A6.4.8 Разгрузить ТМЦ и инструмент Исполнители действия Оргединицы, выполняющие действие: - Кладовщик (Отдел снабжения)  Требования к срокам В течение трех часов. Исполнители получают № Объекты От 1. Инструмент Кладовщик 2. ТМЦ Кладовщик Исполнители передают   № Объекты Кому 1. Инструмент Кладовщик 2. ТМЦ Кладовщик   Следующие действия - A6.4.9 Приходовать ТМЦ и инструмент    A6.4.9 Приходовать ТМЦ и инструмент Исполнители действия Оргединицы, выполняющие действие: - Кладовщик (Отдел снабжения)  Требования к срокам В течение 24 часов после получения инструмента / ТМЦ. Исполнители получают № Объекты От 1. Инструмент Кладовщик 2. Сопроводительная документация на ТМЦ и инструмент Кладовщик 3. ТМЦ Кладовщик Исполнители передают   № Объекты Кому 1. Инструмент Инженерно-технический отдел 2. Приходный ордер Бухгалтерия 3. Сопроводительная документация на ТМЦ и инструмент Бухгалтерия 4. ТМЦ Кладовщик 5. Товарная накладная поставщика Бухгалтерия      4. Управление отклонениями В данном разделе приведены типовые отклонения от нормального хода выполнения процесса, а также действия, которые необходимо осуществить в случае возникновения отклонений. Для оплаты поступил неутвержденный счет с суммой > 100 евро Управляющий отклонением: Бухгалтер Действия при отклонении: Предоставить счет заместителю директора по производству для утверждения. Доставленный товар не соответствует сопроводительной документации Управляющий отклонением: Кладовщик Действия при отклонении: Уведомить начальника отдела снабжения. 5. Показатели Для оценки результатов выполнения процесса используются следующие показатели: № Показатель Единица измерения 1. Доля брака в закупках Проценты 2. Количество закупленного инструмента Штуки 3. Количество закупленных ТМЦ Штуки 4. Количество инструмента, закупленного с браком Штуки 5. Количество ТМЦ, закупленных с браком Штуки 6. Процент закупок инструмента с нарушением сроков поставки Проценты 7. Процент закупок ТМЦ с нарушением сроков поставки Проценты Приложение А. Состав наборов объектов № Набор объектов Объекты, входящие в состав набора 1. Сопроводительная документация на ТМЦ и инструмент Паспорт инструмента Сертификат качества на ТМЦ/инструмент Товарная накладная поставщика ТТН